校外培訓機構的特點是辦學機制靈活、自主設置科目、開班形式多樣、授課時間和期限不統一、收費和退費業務繁雜，學員甚至教師的流動都比較頻繁。這些特點造成了很難有一款非定制的通用軟件適應各類培訓機構。同時，某些培訓管理類軟件功能龐雜、設置繁瑣、操作隱晦難懂，非專業人員難以使用和維護，妨礙了此類軟件在中小型培訓機構推廣應用。
本軟件聽取了專業培訓教師和教務管理人員的意見，結合培訓機構業務特點進行開發。軟件開發遵循實用、易用和低成本使用的原則，用戶無需添加其它硬件設備即可以在局域網環境中部署和使用被系統。該系統特別適合于少年宮、青少年活動中心、青少年科技館等使用，稍加變通也可以適用于其它培訓教學機構。
本軟件的最早版本1.0版于2011年開始在校外培訓機構內部試用，之后結合教務管理人員和培訓教師的意見，不斷進行調正和更新，增設新功能?，F在本件已經發展到7.1版，形成了比較成熟穩定的版本。
7.1版本主要功能和特點：
1、本軟件設置和操作簡潔、明確。軟件內部設置了大量的說明和糾錯功能，即使是業務新手也可以輕松使用。本軟件系統可以非常容易地設置為多用戶網絡版使用，業務繁忙時可以多人同時處理數據，
2、7.1版中增加了"領導專區"板塊，在保護數據安全的基礎上方便領導查詢信息。學校領導在自己的電腦上安裝了本系統的分機程序，就可以實時查詢學員信息、學員班設置、課程排班和收費數據等教務信息。 3、7.1版中增加了自動測算每位教師周課時和學員數量的功能，滿足教務管理的需要。
4、7.1版中增加了文件或圖片的上傳和下載功能，滿足教務管理人員和教師教科研活動的需要。
5、7.1版增加了門禁管理功能。可以便捷地向學員或員工發放ID出入卡并將發卡記錄傳送到本系統內置的門禁程序中。系統的門禁功能可以采取在線刷卡驗證和離線刷卡驗證兩種方式檢驗ID卡，對進入學校的人員進行身份識別。離線刷卡驗證方式還可以安裝電動門或閘機，實現自動的門禁功能。
6、本版調整了用戶的組權限設置功能，增加了領導組和門衛組，適應領導查詢資料和門衛查驗出入卡的需要。靈活的分組賦予各個用戶不同的數據訪問權限，極大地簡化了不同用戶的權限設置過程。
7、本系統可以錄入、保存當前學員信息，可以根據單一條件或多種條件組合的方式靈活查詢學員資料。退學離?；蛘邔W習期滿未續費離校的學員信息作為歷史資料保存，并且可以進行查詢。
8、可以便捷的進行學員續費、減免學費或退費退學處理，并且按多種方式實時統計學員交費數據。
9、7.1版設置了學員身份號碼生成功能，使沒有中國身份證的人員能夠順利錄入本系統。
10、用戶可以根據本單位教學實際設置培訓項目和學員班課程表進行學員錄入和發布招生信息。
11、7.1版改進了糾錯功能。在錄入數據或設置學員班課程時如果數據沖突則會給予警告并提示沖突的位置，方便用戶進行調整。
12、本系統可以根據學員班課程表輸出教室排課表或教師排課表，直觀反映教學資源的利用率?？梢愿鶕耪n表檢查調整學員班課程表設置，提高教學資源的利用率。
13、本系統可以打印輸出學員班課程表、交費收據、排課表、續費通知單、招生登記表和學員出勤登記表等單據。
14、本系統可以收錄來訪咨詢人員信息，用于追蹤回訪提高報名率。還可以將存儲的咨詢人員資料調出到報名窗口錄入。
15、系統具備考勤功能，任課教師可以記錄自己任課學生的出勤狀況，并且可以查詢。
16、本系統可以將保存在EXCELL表中的學員名單導入未開課學員班或已經開課學員班中，方便初次啟用該系統時的原始學員數據輸入。
17、本系統能夠自動記錄每條輸入信息的最后操作用戶名，加強操作人員的責任感。
18、本系統具有數據備份和恢復功能，備份的數據即可以保存在系統內部也可以另選其它位置存放，最大限度保證數據安全。
19、個性化設置能力。本系統可以把軟件界面更改為用戶單位喜歡的名稱、在打印單據上顯示本單位名稱，還可以把啟動畫面更改為自己喜歡的圖像。
20、系統具有短信功能，可以按不同的條件選擇學員或者員工發送短信并接收回復的短信，加強了與教學對象的溝通能力。本系統的短信功能不受電信運營商之間的網際阻隔，做到真正的全網發送，并且不必經過通信雙方互相加為好友之類的繁瑣環節，只要有正確的手機號碼即可以發送短信。
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