軟件主要有以下幾個作用
1、快速查找轉換出城市具體名稱，行政區劃代碼。
2、學生照片文件能以姓名、身份證號碼、學籍號互相復制重命名。
3、對日期格式進行鎖定，減少錄入錯誤，并且給出2種日期格式。
4、純文本方式錄入身份證號碼，避免在excel錄入身份證號碼時，識別為數字的錯誤。
5、execl文件導入導出，方便與學籍系統進行數據交換。
操作說明
1、編輯導入文件。根據手提上現有的資料復制到文件“學生資料表。xls”，學生資料表的數據不能空白，起碼要有學生姓名資料。文檔的字體設置為宋體，字號是10。 保存文件時出現以下窗口，必須單擊 否 ，學生資料表。xls的格式必須是Microsoft excel 5.0/95格式的，否則無法導入數據到軟件中。
2、導入數據。雙擊 “導入數據。exe”，把學生資料表。xls中的數據導入到嘉嘉學籍錄入易。具體操作按導入軟件的提示。導入完畢后，運行嘉嘉學籍錄入易，檢查導入的數據是否完整。
3、轉換行政區名稱和區劃碼。
?。?）、自動轉換。學生資料表中前3名學生中的城市列已經錄入了縣區名稱的關鍵詞，單擊按鈕城市→區劃，轉換出城市具體名和區劃代碼。
?。?）、手工轉換。自動轉換轉換不成功或者轉換錯誤的話，必須進行手工轉換。例如在學生資料表中第4個學生的城市列錄入“白云”，然后按回車鍵，在全國學籍行政區劃代碼表顯示出包含有“白云”的代碼資料，單擊要選擇的數據行自動復制到學生資料中的學生4中。不要隨意單擊行政區劃代碼表其中的一行，每次單擊都會修改學生資料表中的一行數據。
4、照片文件命名批處理。軟件還提供了把學生照片文件名進行學生名字、身份證號、學籍號來互相轉換。轉換前，學生資料表中必須有姓名和身份證號碼的資料。
?。?）、姓名轉換身份證號。在文件夾“姓名”中存放以學生姓名來命名的照片文件，單擊按鈕姓名→號碼，在文件夾“證號”生成以身份證號碼命名的文件。姓名轉換為學籍號可仿照著方法，把學籍號替換為身份證號進行轉換。在文件夾“姓名”已經有5張圖片作為作為測試文件。
?。?）、身份證號轉換為姓名。在文件夾“證號”中存放以身份證號命名的照片，單擊按鈕證號→姓名，在文件夾“姓名”生成以姓名來命名的文件。學籍號轉換為姓名可仿照著方法，把學籍號替換為身份證號進行轉換。
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