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超級目錄樹網(wǎng)絡共享專題文庫
一。一號不差,克隆目錄:可按規(guī)范、準則、細則、紅頭文件、制度條目等原始文件中的手工流水目錄號克隆成電子智能目錄樹,做到一號不差。成功案例如ISO9000專題文庫目錄樹;質(zhì)量體系專題文庫目錄樹;績效考核專題文庫目錄樹;OA辦公專題文庫目錄樹;檔案資料專題文庫目錄樹;人事資料專題文庫目錄樹;文秘資料專題文庫目錄樹;績效考核專題文庫目錄樹。用戶也可撇開目錄范本,巧立“目錄”,獨 “樹”一幟。因此,不僅僅是專題性資料,非專題性零散資料也可實行智能目錄樹管理。通用于Word、Excel、PDF、音頻視頻、圖文圖像等所有電子文件的管理,不限文檔類型。
二。電子郵箱,望塵莫及:目錄樹建好后可隨時上傳日常工作中產(chǎn)生的本底資料進入指定目錄(這些本底資料多為Word、Excel、PDF、音頻視頻、圖文圖像等電子文件,還可以為任意擴展名文件包括“。exe”或任何壓縮包,就象您的電子郵箱一樣,不限來文類型。但電子郵箱的缺點是:沒有直觀導航的目錄樹,沒有足夠的存儲空間,沒有全員共享、分級共享機制及共享權限分配機制,沒有靈活的附件復制與處理功能;不能形成專題文庫或多級文庫;沒有足夠的自定義選項;沒有分類統(tǒng)計功能。
三。一年辛苦,百年享受:本底資料的上傳一般第一年辛苦一點,一年后就可享受“高效輕松,有條不紊,成樹在胸”(甚至是傻瓜式數(shù)據(jù)復制,一年“抄”一年,想多便捷有多便捷)(許多功能稍加點撥即可無限延伸)(如此高效信息工程,既然遲早要做,遲做不如早做,越早成本越?。?。
四。植樹容易,移樹更快:目錄樹建好后隨時都可清空或變更目錄樹;目錄糾錯后智能排序(比如,將寫錯的目錄號“2.1.1.1”改寫成“2.1.2.1”后,文檔將會自動從錯誤的目錄中隱去,在正確的目錄中顯現(xiàn)。并能按“根目錄/子目錄”“小號/大號”自動歸位,比如目錄號“3.1.5.2”絕對位于目錄號“3.1.5.1”的正下方,與原始文件中的手工目錄排序無縫吻合)。
五。電子為主,紙質(zhì)為輔:既支持紙質(zhì)文件索引創(chuàng)建,也支持電子文檔上傳入庫。文庫管理員主要操作模式是“上傳電子附件”。同時支持紙質(zhì)文檔的管理:只要您的紙質(zhì)原件是按索引號從小到大依序存放,就可在任何時候利用軟件的模糊搜索功能迅速查出某一文件的索引號,再根據(jù)該索引號查到文件原件,因此紙質(zhì)原件既可按目錄號分類、分庫、分區(qū)存放,也可只按索引號從小到大的順序籠統(tǒng)存放,絲毫不影響文件檢索效率。
六。為何取名“共享文庫”?這是因為,雖然只有文庫專員能夠上傳本底資料,但各科、室、部都可設一名或多名文庫專員,這樣各科室資料都可上傳后共享,登陸密碼既可以按科室分配也可以按科員分配。當然,文庫共享是有權限的!文庫資料并不是任何人都能查閱的!高層領導可以查閱任何文件,但普通員工只能查閱“全員共享”文件(共享級別可隨時變更,既可以將某一文檔由高層共享改為全員共享,也可以由全員共享改為高層共享)。(網(wǎng)絡版與單機版的最大區(qū)別是,不僅要考慮共享而且要考慮權限,因此,網(wǎng)絡版報價遠遠高于單機版。某些共享軟件失敗的原因就在于只講共享不講權限,結果誰都可以上傳,誰都可以修改!)
七。為何取名“專題文庫”?這是因為,既可以在一個專題下建立多級子目錄。也可以由多個平行專題共同組成同一級別的父目錄或根目錄。有多個平行專題時可啟用“隱藏多余目錄號”功能。
八。用戶信息,安全保密:用戶自有數(shù)據(jù)版權絕對安全。用戶不要擔心自己的電子文庫會被軟件設計方、維護方或第三方盜用,因為本軟件不僅安裝在用戶自己的服務器上,而且全部是以“上傳電子附件”為主要工作模式(只需將平時積累的電子文檔上傳到自己的服務器)。在用戶發(fā)送數(shù)據(jù)庫給設計方或維護方進行遠程維護時,設計方或維護方得到的只是一個空的目錄樹索引,而不是WORD文檔或任何電子附件(因為這些附件始終都只存在于用戶的電腦服務器上)。(總之,用戶電子文庫永遠是用戶自己的,絕不是辛辛苦苦“在給別人打工”?。?
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十。目錄樹里,含金量高:我方開發(fā)的目錄樹含金量為什么如此之大?這是因為,一是,其它目錄樹不支持按目錄號直接錄入文檔路徑,且文檔路徑的變更很麻煩;二是,其它目錄樹不支持按目錄號直接搜索??梢院敛豢鋸埖卣f,我方開發(fā)的目錄樹將成為全球電子文庫的“導航樹”,創(chuàng)建專題文庫的“科學樹”!
文檔互動操作問題解答[必讀]
1、文庫管理員明明錄入了某一新的文檔,為什么我在“高層領導站點”卻看不到?
答,這是因為,文庫管理員在執(zhí)行“互動署名者名單授權”的操作時,沒有勾選您的名字。
2、文庫管理員明明錄入了某一新的文檔,為什么我在“普通員工站點”卻看不到?
答,原因有二,一是,文庫管理員在執(zhí)行“互動署名者名單授權”的操作時,沒有勾選您的名字。二是,該文檔的“共享級別”可能為“高層共享”,您無權查閱!
3、每新建一個文檔時,都要確定一下“互動署名者”嗎?這不是很麻煩嗎?
答,您一點都不用擔心,因為系統(tǒng)已默認選擇了所有高層領導為“高層共享”互動名單;默認了所有普通員工為“全員共享”互動名單;如果不需改動默認名單,您就不需重新勾選!
4、為什么我閱覽某一文檔時并沒有點擊“留下我的署名”,但系統(tǒng)顯示板上卻提示我已署名?
答,署名有兩種模式,即“閱覽者親自署名”與“管理員代為署名”。您閱覽的文檔一定是屬于后者,即管理員提前給您署名了。表示該文檔不需要閱覽者署名,不需要互動,是否按時閱覽也無關緊要。代為署名文檔帶有“代為署名”標識,以區(qū)別于“親自署名”?!按鸀槭鹈钡奈臋n不會顯示在“未閱庫”,便于文庫專員高效管理文檔資料。知道哪些才是真正的尚未完成互動的待辦文檔。
5、哪些文檔必須要署名?
答,署名有兩種模式,即“閱覽者親自署名”與“管理員代為署名”。如果是前者,您必須在閱覽文檔時,點擊“留下我的署名”,該文檔才能從“未閱庫”中消失!如果是后者,該文檔自始至終都不會顯示在“未閱庫”。
6、“文庫專員站點”中的“未閱庫”與終端閱覽站點中的“未閱庫”是一回事嗎?
答,不是一回事,終端閱覽站點(比如普通員工站點)中的“未閱庫”只是針對登陸者個人而言(所以取名為“我的未閱庫”),而“文庫專員站點”中的“未閱庫”是針對所有閱覽者。舉例說明,比如,某文檔被張三閱覽署名后,就會在張三的“未閱庫”中消失,但還不會從“文庫專員站點”的“未閱庫”中消失,因為李四還沒有閱覽署名。只有張三、李四、王五等所有閱覽者都署名完畢后,該文檔才會從“文庫專員站點”的“未閱庫”中消失。
7、在“文庫專員站點”如何動態(tài)查看誰已經(jīng)署名,誰還沒有署名?以及署名日期?
答,請在文檔修改頁面點擊“詳細名單>>>”即可。
8、在“普通員工站點”如何動態(tài)查看誰已經(jīng)署名,誰還沒有署名?以及署名日期?
答,請在文檔閱覽頁面點擊“詳細名單>>>”即可。
9、為什么我在文檔修改頁面改了一個字,該文檔原來的署名全部歸“0”了?
答,文檔一旦被修改,當然就要重新提供給原有閱覽者,重新啟動署名程序。否則,您為什么要修改呢?。
10、如果我只想單機使用本軟件,禁止一切終端訪問,我該怎么辦?
答,方法有四。一是,您只需將兩個終端閱覽站點(“高層領導站點”“普通員工站點”)的人員名單刪除(在“系統(tǒng)維護站點”設置);方法二,設置新的非默認密碼,且不告知所有閱覽者(在“系統(tǒng)維護站點”設置);方法三,不告知終端訪問者主機網(wǎng)址;方法四,在確定互動閱覽者名單時,不選取所有互動閱覽者名單(在“文庫專員站點”設置)。方法一至三為全面禁止所有文檔(相對省事),方法四為選擇性禁止部份文檔(相對科學)。
11、本軟件能全程監(jiān)控登陸痕跡嗎(即登陸時間、地點、人物、事件嗎)?
答,任何人在任何時候登陸系統(tǒng)后,都會被系統(tǒng)記錄下來,包括登陸站點、操作事項、操作文檔、登陸時間(精確到一分一秒)。與登陸者是否主動署名或是否愿意無關。該監(jiān)控記錄位于“系統(tǒng)維護站點”,最高管理員可隨時查看。
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